Logiciel de caisse : une sécurisation

Un logiciel de caisse. Un logiciel de caisse est un système informatique qui permet d’enregistrer extra-comptablement les paiements associés aux ventes et aux prestations de service réalisées par le professionnel.

Une obligation. Depuis le 01.01.2018, et afin de lutter contre la fraude à la TVA, les entreprises ont l’obligation d’utiliser un logiciel satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale. Un certificat doit l’attester sous peine d’une amende pouvant atteindre 7 500 € (CGI art. 1770duodecies) .

Une obligation pour quelles entreprises ? Sont soumises à cette obligation toutes les entreprises qui enregistrent elles-mêmes les règlements de leurs clients dans un logiciel de caisse. Les entreprises qui ne réalisent que des opérations entre professionnels ne sont toutefois pas concernées. Par ailleurs, sont également exclus du dispositif les assujettis exonérés de TVA ou relevant du régime de la franchise en base.

Logiciel de facturation : aussi !

Un logiciel de facturation. Un logiciel de facturation est un système informatique permettant d’émettre des factures entre assujettis à la TVA. Il doit être considéré comme un logiciel de caisse s’il dispose d’une fonctionnalité de caisse (BOI-TVA-DECLA-30-10-30 n° 40) .

Une obligation de sécurisation également. À l’occasion d’une mise à jour de la base Bofip en date du 30.12.2020, l’administration indiquait que les logiciels de facturation devaient, le cas échéant, également satisfaire aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, au même titre que les logiciels de caisse. Ainsi, dès lors que ce type de logiciel est utilisé par un assujetti pour le suivi extra-comptable des règlements provenant des non-assujettis, il entre dans le champ d’application du dispositif.

Mais des spécificités. Les obligations prévues par ce dispositif s’appliquent sous réserve des spécificités suivantes s’agissant d’un logiciel de facturation : la donnée relative au numéro de caisse n’est pas exigée ; les clôtures journalières, mensuelles et annuelles ne sont pas exigées, sous réserve qu’en cas de contrôle, les logiciels puissent fournir, à la demande de l’administration, le total des règlements enregistrés pour une période déterminée ; les données qui doivent faire l’objet d’une conservation peuvent être conservées dans le module du logiciel dans lequel elles sont créées, dès lors que leur mode de conservation assure leur intégrité.

La modification d’une tolérance. Lors d’une nouvelle mise à jour de sa base Bofip en date du 19.05.2021, l’administration a opéré une modification. Elle conditionne désormais l’exonération de clôture journalière, mensuelle et annuelle des logiciels de facturation à la présentation, sur demande de l’administration, du total du chiffre d’affaires enregistré sur une période donnée, et non plus au total des règlements enregistrés (BOI-TVA-DECLA-30-10-30, §170) .

Bon à savoir. La tolérance à l’obligation de sécurisation du logiciel de caisse en cas de retranscription comptable automatique, sans intervention humaine, à partir d’un batch quotidien réalisé le jour de la transaction et dont le contenu ne peut être modifié est par ailleurs supprimée.