Des conditions préliminaires

S’agissant du véhicule. Pour vous faire rembourser vos frais, vous devez justifier du fait que vous êtes bien propriétaire ou locataire du véhicule. Toutefois, les remboursements de frais ne seront pas remis en cause si le véhicule est au nom de votre conjoint ou de votre partenaire pacsé.

S’agissant des déplacements. Seuls les déplacements professionnels peuvent vous être remboursés, à l’exclusion de vos déplacements « domicile-entreprise ». Et pour cela, vous devez les justifier minutieusement. La justification peut être apportée par tous moyens mais à condition que soient au minimum précisés la date et l’objet de chaque déplacement indemnisé, ce qui nécessite, la tenue quotidienne d’un agenda précis et détaillé, indiquant notamment la nature de chaque déplacement, le nom et l’adresse des personnes rencontrées, l’objet de la rencontre, et bien sûr le nombre exact de kilomètres parcourus.

Un remboursement de frais

Remboursement sur la base des frais réels. Les frais engagés avec votre véhicule personnel (dépréciation du véhicule ou loyers, carburant, réparation et entretien, assurance, péage et stationnement, etc.) pour vos déplacements professionnels (en clientèle, chez vos fournisseurs, etc.) vous sont remboursés par votre société, en principe, pour leur montant réel et justifié.

Remboursement forfaitaire. Pour simplifier les calculs, vos frais de véhicule peuvent être évalués forfaitairement, d’après le barème kilométrique établi, chaque année, par l’administration fiscale. L’entreprise vous rembourse alors un montant d’indemnités kilométriques évaluées d’après ce barème fiscal. Ce barème tient compte du coût d’achat du véhicule, des frais de carburant, de l’assurance, des frais d’entretien. Les frais de péage, de garage ou parking et les intérêts d’emprunt payés au titre du prêt souscrit pour l’acquisition du véhicule peuvent être remboursés en plus des indemnités kilométriques.

Bon à savoir. Le barème kilométrique peut être utilisé par les dirigeants assimilés salariés (gérant associé minoritaire ou égalitaire de SARL à l’IS, président ou dirigeant de SAS, P.D.G. et D.G. de SA) et par les gérants relevant de l’article 62 du Code général des impôts (notamment gérant associé majoritaire de SARL à l’IS). L’associé d’une EURL qui n’a pas opté pour l’impôt sur les sociétés et qui réalise des BIC (bénéfices industriels et commerciaux) n’est pas autorisé à utiliser le barème kilométrique. S’il n’a pas inscrit son véhicule à l’actif, il doit ajouter à ses charges d’exploitation la quote-part des frais réels afférente à son utilisation professionnelle : prime d’assurance, frais d’entretien et de réparations, carburant. Un barème « carburant» spécifique peut toutefois être utilisé.

Le régime fiscal

Des indemnités exonérées d’impôt. En principe, les indemnités ou allocations forfaitaires pour frais versées aux dirigeants de sociétés sont assimilées à une rémunération imposable au nom du bénéficiaire. Cependant, les indemnités des frais kilométriques calculées sur la base du barème administratif ne constituent pas des allocations forfaitaires dès lors que le kilométrage parcouru à titre professionnel est dûment justifié. Elles ne sont alors pas soumises à l’impôt sur le revenu.

Des charges déductibles pour votre société. Les indemnités kilométriques dûment justifiées seront déductibles des résultats de votre société.